»Fortællingen om et system, der blev taget i brug uden at være godt nok som arbejdsredskab for medarbejderne til at gøre de ting, man er nødt til at gøre for at være en del af en skole, bliver meget svær at vende«.

Kommentaren kommer fra Dorthe Ryom Fisker, næstformand i Århus Lærerforening, og den illustrerer en kritik, som mange lærere længe har rejst mod skolernes nye digitale samarbejdsplatform:

Den opleves som indrettet primært med henblik på at give forældrene en bedre oplevelse end i SkoleIntra, mens funktioner, der understøtter det daglige arbejde for skolernes pædagogiske og administrative personale, er nedprioriteret.

Nu viser en aktindsigt, som fagbladet Folkeskolen har søgt i pilotafprøvningen af Aula, at selv om firmaet bag Aula understregede, at pilotskolerne havde meldt alt klar på at tage platformen i brug efter efterårsferien, så kørte kritikken af Aula videre blandt skolerne.

Aktindsigten har givet Folkeskolen adgang til referater af møder mellem pilotkommunerne, KL og Kombit. Samtalerne mellem nøgleaktørerne viser et forløb, hvor advarselslamperne gang på gang lyste rødt.

- Pilotskolerne oplevede, at der opstod flere fejl, end der blev rettet med opdateringerne af Aula.

- Det var især lærerne, der havde svært ved at bruge den nye platform til at løse deres daglige opgaver.

- Pilotskolerne var uenige om, hvad Aula som minimum skulle leve op til for at fungere i en skolehverdag.

- Helt op til efterårsferien var hver sjette kommune i tvivl om, hvorvidt Aula var klar til at blive taget i brug.

Aarhus var en af de oprindelige pilotkommuner, og Dorthe Ryom Fisker har fulgt både pilotfasen og implementeringen af den nye platform tæt. Hun mener ikke, at der her et halvt år efter ibrugtagningen er sket nogen nævneværdig ændring i retning af at lytte til lærernes behov.

»Vi hører en generel frustration over, at Aula ikke kan bruges til at løse opgaver omkring intern organisering og kommunikation på skolen tilfredsstillende. Det er et kæmpe problem, for hele systemets legitimitet reduceres på daglig basis for dem, der bruger det«, siger hun.

Rettelser af fejl fører nye fejl med sig

Lad os starte fra toppen. Fra de første lærere bliver lukket ind i Aula. Det sker i januar 2019 som led i en pilotfase, hvor den nye fælleskommunale samarbejdsplatform skal afprøves på otte skoler i de fire pilotkommuner Gladsaxe, Høje-Taastrup, Odder og Aarhus.

Skidt start på hjemmeskole-ugen: Store Aula-problemer til formiddag 

Planen er, at pilotfasen skal vare fire måneder, og at skolernes tilbagemeldinger skal forbedre Aula, inden alle skoler kan tage platformen i brug efter sommerferien.

I slutningen af pilotfasen er meldingen dog nedslående, viser aktindsigten. Ifølge referatet fra et møde den 16. maj 2019 mellem KL og kommunernes it-fællesskab Kombit nævnes det, at pilotskolerne rejser en række bekymringer.

Skolerne oplever, at når de tager en ny version af Aula i brug efter en fejlretning, så er der blot opstået nye fejl. Kombit understreger, at udviklerne hos Netcompany har cirka 30 mand klar til at rette fejl, men at man i øvrigt ikke kan forvente, at det bliver et fejlfrit system, der kan tages i brug efter sommerferien, og at nogle arbejdsgange i skolen »vil være understøttet mangelfuldt«.

Kombit understreger dog også, at der ikke mangler nogen af de funktioner, som Aula er planlagt til at gå i luften med. Nemlig kernefunktioner i forhold til kommunikation som kalender, beskeder og lektier. Der er altså alene tale om, at funktionaliteten skal forbedres.

Med to undtagelser: Der er problemer med funktioner, der gør det muligt at kommunikere på tværs af institutioner. Og så er der problemer med funktionen, der kan generere en infoskærm med de vigtigste meddelelser til brug internt på skolen. Ifølge referatet prioriteres førstnævnte højt, mens sidstnævnte prioriteres lavt.

Danmarks Lærerforening vil have Aula udsat - Kombit afviser

Det er ifølge Thomas Dreisig Thygesen, pædagogisk it-konsulent i Kerteminde Kommune og næstformand i Danmarks it- og medievejlederforening, et sigende eksempel på, at der i udviklingen af Aula har været meget lidt åbenhed om, hvordan udviklingen og prioriteringen af forskellige funktioner skulle finde sted.

»De beslutninger er taget i en lukket og ukendt gruppe og har betydet, at der i den færdige version af Aula mangler funktioner, der ellers var lagt op til skulle være med. Og funktioner, der skulle være med, er taget ud, og hvis de skal udvikles nu, så vil det koste dyre mandetimer. For flere funktioners vedkommende er der usikkerhed om, hvorvidt de bliver en del af systemet senere«, siger han.

»Denne lukkethed har været og er et stort problem, og den vidner om kæmpe demokratisk underskud i denne misere. Det er en akilleshæl for udviklingen og for tilliden til systemet«.

Ifølge projektchef i Kombit Sanne Mi Poulsen er prioriteringerne foretaget på baggrund af input fra blandt andre kommunernes Aula-projektledere og en referencegruppe bestående af folk, der har ansvar for it og digitalisering på skole- og dagtilbudsområdet i kommunerne.

»Dette er blevet kombineret med de praktiske erfaringer fra pilotskolerne, og prioriteringen er selvfølgelig sket ud fra en vurdering af, hvad der gav mest værdi i forhold til omkostninger - i form af både tid og penge«, siger hun.

Første pilotfase når ikke i mål

Lærere: Vi er slet ikke klar til Aula 

Tolv dage efter mødet, hvor pilotskolerne ifølge referaterne rejser den første store kritik af Aula, skærpes tonen. Det sker på et møde den 28. maj 2019, hvor der foruden KL, Kombit og Netcompany også sidder repræsentanter fra pilotkommunerne med omkring bordet.

Af referatet fremgår, at Aarhus Kommune vurderer Aula som brugervenligt, men ufærdigt i en sådan grad, at man er bekymret for, om systemet bør tages i brug efter sommerferien. Københavns Kommune har samme opfattelse.

Fra Gladsaxe Kommune lyder meldingen ifølge referatet, at man ikke havde forventet en færdig løsning i pilotfasen, og at skolerne er trygge ved, at fejlene når at blive løst.

I pilotkommunerne er der uenighed om, hvad man opfatter som det, man i udviklersprog kalder minimum viable product (MVP) - altså hvor færdig løsningen som minimum skal være, før den kan tages i brug af kommunerne, mens man færdigudvikler systemet.

Den 7. juni vurderer Kombit ifølge referatet af et møde mellem Kombit og KL, at de kan levere en løsning, der lever op til deres egen opfattelse af minimumsstandarden, men »som dog vil mangle nogle af de ting, som nogle af pilotkommunerne opfatter hører under MVP«. De funktioner vil de først have til rådighed i oktober, er vurderingen. På samme møde kommer det frem, at det særligt er lærerne, der oplever udfordringer med manglende funktioner i Aula. Det uddybes dog ikke hvilke i referatet.

Desuden fremhæver Kombit, at især Aulas begrænsninger i forhold til arbejdet med vikardækning og skema fylder meget ude på skolerne, men at de funktioner slet ikke er tiltænkt som en del af selve systemet. Det skal alene kunne vise andre leverandørers løsninger gennem Aula på de to områder.

Aula-læk i Gribskov Kommune: Afslørede hvem der har forældremyndighed 

Dorthe Ryom Fisker har oplevet udviklingen og implementeringen af Aula som generelt plaget af mangelfuld kommunikation.

»Aula er fra start tænkt som et ufærdigt system, som man ville have slutbrugerne til at udvikle. Problemet er, at man ikke har meldt ordentligt ud, at det var det, man gjorde«, siger hun.

»Det lader til, at risikovurderingen af, hvad det betyder for den enkelte medarbejder, at Aula er taget ufærdigt i brug, har været mangelfuld. Og det har skabt rigtig mange frustrationer«.

Sanne Mi Poulsen understreger, at kommunerne og skolerne har meget forskellig måde at arbejde på, og at det førte til forskellige opfattelser af, hvor færdig løsningen fremstod, for de enkelte brugere i pilotfasen.

»Det drejer sig ikke mindst om integrationer og widgets, hvor kommunerne bruger meget forskellige løsninger og derfor også har haft meget forskellige oplevelser af Aula. Kombit repræsenterer alle kommuner og har til opgave at finde et kompromis, der tilgodeser alle landets 98 kommuner på bedst mulig vis«, siger hun.

Aula udsættes

Kort før sommerferien, den 12. juni 2019, er der styregruppemøde i Aula-projektet. Ifølge referatet er Kombits statusvurdering, at pilotfasen grundlæggende har givet positive erfaringer.

Men også at der er »rejst en bekymring fra lærer- og forvaltningssiden, i forhold til om løsningen har den nødvendige kvalitet og funktionalitet til at understøtte lærernes opgaver«.

En intern evaluering i Kombit har konkluderet, at Aula er en løsning i god stand, men at der er behov for mere tid til at tilføre og teste yderligere funktionaliteter. Anbefalingen er derfor at udvide pilotfasen med flere kommuner og at udskyde den landsdækkende udrulning fra starten af skoleåret til efter efterårsferien. Beslutningen bliver meldt ud til skolerne to dage senere.

Efter sommerferien er vurderingen fra Kombit den 12. august, at man i løbet af ferien har reduceret antallet af fejl i Aula fra omkring 300 til »ganske få«.

Over for de skoler, der ansøger om at blive en del af den udvidede pilotfase, understreges, at fokus ikke vil være på at tilføje funktioner til Aula, men at optimere dem, der er.

Til fagbladet Folkeskolen erkender Kombits projektchef, at det »uden tvivl er lærerne, der har oplevet de største forandringer i forbindelse med overgangen til Aula«.

»Lærerne brugte SkoleIntra til mere og andet, end forældrene gjorde. Derfor har de også skullet ændre arbejdsgange i højere grad end forældre og elever. Det betyder ikke, at lærere er blevet nedprioriteret i forhold til forældre og børn. Men en del af det, Aula fik kritik for i begyndelsen - for eksempel manglende fraværsoverblik for lærere - er noget, der mest hensigtsmæssigt bliver løst i andre løsninger, og det har været hensigten hele tiden«, lyder det fra Sanne Mi Poulsen.

»Der fandtes allerede løsninger, som kunne varetage disse opgaver, og som var en del af kommunernes eksisterende it-landskab på skoleområdet. Aula samarbejdede derfor tæt med leverandørerne om at få disse løsninger integreret bedst muligt. Men det har helt sikkert været udfordrende og en stor forandring på mange skoler«.

Leder: Drømmen om det perfekte system

Pilotskoler melder klar

Pilotfasen udvides til 24 skoler fra i alt 12 kommuner, der skal arbejde i Aula frem til efterårsferien. På et styregruppemøde den 5. september gøres der igen status: Ti kommuner har budt ind med i alt 150 krav til ændringer til systemet, fremgår det af referatet.

KL noterer sig, at der fra pilotkommunerne især er et ønske om at prioritere komme/gå-funktionen, der endnu ikke fungerer. Også elevplaner opleves som en udfordring.

Problemet med komme/gå-funktionen kan dog ifølge Kombit på grund af tidspres først løses efter den landsdækkende ibrugtagning.

Cirka halvdelen af kommunerne har ifølge referatet spurgt til, hvad det vil koste at komme senere på Aula, fordi de mener, at platformen ikke er god nok. De meddeler også KL, at det ikke er hensigtsmæssigt at tage den nye platform i brug midt i skoleåret.

Frem til den landsdækkende ibrugtagning af Aula er der i statusrapporterne op til uge 43 særligt fokus på, at der er problemer med integrationen med firmaet IST's vikarmodul Tabulex. Altså en af de systemer, der løser en nøgleopgave i forhold til organisering af skoledagen, men som skal integreres i Aula - ikke være en del af selve platformen.

Kombit fremhæver løbende, at det skal kommunikeres tydeligt, hvilke problematiske funktioner der er en del af selve Aula, og hvilke der leveres af for eksempel Tabulex og KMD og integreres i Aula.

Den 4. oktober 2019 - 17 dage før alle skoler efter planen skal gå på Aula - viser en statusrapport, at 16 af landets 98 kommuner nu overvejer at udskyde ibrugtagningen af Aula. Det understreges dog også fra Kombits side, at samtlige pilotkommuner melder klar til at tage den nye kommunikationsplatform i brug i uge 43.

Samme dag går formand for Danmarks Lærerforening (DLF) Anders Bondo Christensen på talerstolen på Lærerforeningens kongres og opfordrer kommunerne til at vente med at lancere Aula til næste skoleår.

Opfordringen gentager foreningen i et brev til Børne- og Undervisningsministeriet med begrundelsen, at der fra lærerne i pilotkommunerne meldes om store forskelle i, »hvor langt de vitale systemer, der i dag sikrer skolens indre liv (for eksempel skemalægning, vikar- og lokaleoversigt), er fra at blive integreret med Aula«.

Som reaktion går Kombit i pressen med budskabet om, at samtlige pilotkommuner har meldt sig klar til at gå på Aula efter efterårsferien.

På grund af tidspres bliver fem tilfredshedsundersøgelser på skolerne i den udvidede pilotfase skåret ned til tre. En blandt forældrene og to blandt medarbejderne. De gennemføres i første halvdel af september og viser en meget stor variation på tværs af kommunerne. Undersøgelserne bliver ifølge Kombit brugt i prioriteringerne i arbejdet med at gøre Aula bedre helt frem til uge 43, hvor platformen altså bliver vurderet klar til at blive taget landsdækkende i brug.

»Vurderingen byggede på de samlede tilbagemeldinger fra de 12 pilotkommuner, der havde været med til at afprøve Aula. Vi var naturligvis i tæt dialog med de 24 skoler, der hjalp os med at afprøve Aula, og her var helhedsvurderingen, at Aula havde den tilstrækkelige kvalitet til at gå live. Hvilket også underbygges af, at samtlige 12 pilotkommuner valgte at gå på med alle deres skoler efter efterårsferien«, siger Sanne Mi Poulsen.

Cirka ti kommuner vælger dog at udskyde ibrugtagningen af Aula til et senere tidspunkt på skoleåret 2019/20.

Endnu ingen kalendersynkronisering

Her godt et halvt år efter ibrugtagningen er der på Aula-projektets hjemmeside stadig en lang liste over funktioner, der skal forbedres eller tilføjes i kommende opdateringer af Aula.

På listen over »endnu ikke prioriterede optioner« står blandt andet synkronisering af kalendere mellem Aula og Outlook samt infotavler, Aula-mail, sms-notifikationer og påmindelser, udveksling af fraværsoplysninger og muligheden for at foreslå flere mulige tidsrum, når der skal indkaldes til møde.

Funktioner, som ifølge Thomas Dreisig Thygesen er essentielle, hvis Aula skal bakke op om kommunalt tværfagligt arbejde og fungere som et værktøj for lærerne og skolernes administrative personale.

»Flere af tingene har været en forventet del af systemet, og allerede under gennemgang af tilbud i udbudsrunder blev det påpeget, at synkronisering af kalender var altafgørende. En forventning og et krav, alle kommuner umiddelbart har været enige om, hvorfor det også undrer, at det er prioriteret væk af Kombit«, siger han.

»Kombit har slået på tromme for solidaritet mellem kommunerne, da enkelte valgte at sige nej tak til et uholdbart produkt, men solidaritet og demokratisk sindelag gælder ikke på samme vis den anden vej. Input fra pilotkommuner til Kombit har ikke været synlige for alle, og Kombits 'ukendte' referencegruppe har været inddraget i beslutningsprocesser, hvis grundlag ikke har været kendt af alle. Der har manglet en gennemsigtighed, som jeg håber kommer i det fortsatte forløb«.

Sanne Mi Poulsen fortæller, at de ting, der endnu står på den ikkeprioriterede liste, bliver en del af Aula, men at andre ting vurderes vigtigere at få styr på først.

»I forhold til Outlook-integration er den ikke prioriteret væk - den er stadig på prioriteringslisten, men indtil nu har der været andre ting, som projektet har været nødt til at prioritere højere«, siger hun.

»Der er stadig mange steder, hvor Aula skal videreudvikles og forbedres, og det vil der være, så længe løsningen lever. Der kommer således løbende nye opdateringer til Aula - i 2020 forventer vi at lancere fire større opdateringer«, siger Kombits projektchef og peger på næste opdatering, der er planlagt til her i april.

»Denne opdatering vil især indeholde rettelser i forhold til det nye Uni-login, som Styrelsen for It og Læring (Stil) lancerer i foråret. Desuden vil der komme forbedringer til komme/gå-funktionaliteten«.

Her er svar på 10 af de ofte stillede spørgsmål om Aula 

Skolerne skal selv skræddersy løsningen

Kombit har flere gange peget på, at nogle af de funktioner, lærerne efterlyser, ikke har været tiltænkt som en del af Aula. De skal tilkøbes som tilføjelsesprogrammer - såkaldte widgets - som løbende godkendes af kommunernes it-fællesskab og derefter kan indkøbes af kommuner og skoler.

Målet et, at skolerne dermed kan skræddersy deres egen platform i stedet for at have et stort system, hvor ikke alle funktionerne bliver brugt, men alene bidrager til, at systemet bliver uoverskueligt.

Det mener Dorthe Ryom Fisker, at der kan være »en vis fornuft i«, om end hun er skeptisk over for, at det kan ende med at være kommunens økonomi, der afgør, hvor velfungerende et redskab lærerne får til at administrere deres hverdag.

»Det lød som en god ide at udvikle et system, hvor Aula, widgets og læringsplatforme kan tale sammen, da vi fik det præsenteret. Der er vi i den aktuelle situation endnu meget langt fra at være«, siger hun.

I referaterne fra styregruppemøderne understreges det fra Kombits side, at man op til ibrugtagningen skal kommunikere tydeligt, at pilotskolerne har fundet en måde at løse diverse planlægningsopgaver på »ved at bruge egne systemer«.

Underforstået: Selv om der ikke nødvendigvis er en funktion i Aula, der er specifikt indrettet til at løse en opgave, så kan den løses ved at bruge en af Aulas kernefunktioner kreativt eller i andre digitale systemer, som skolerne har til rådighed.

»Løsninger i og omkring en skole er i dag så komplicerede, at det er helt urealistisk at forestille sig, at man samler og udvikler funktionalitet til det hele i én platform. Det ville være uhensigtsmæssigt både økonomisk og tidsmæssigt, og det ville i givet fald give skolerne en utidssvarende, dyr og meget ufleksibel platform. Derfor er Aulas opgave at samle trådene fra de systemer, der hver især leverer deres speciale, og binde dem sammen med den helt grundlæggende kommunikation«, siger Sanne Mi Poulsen.

Ifølge Dorthe Ryom Fisker har mange skoler da også fundet en måde at løse udfordringerne på. Men ofte er lærerne sendt ud på en omvej for at gøre det.

»Og det går ud over kerneopgaven. Det er det, der gør det så udfordrende og svært at handle på, at det hele hænger sammen«, siger hun.

»Derfor synes jeg også, at tiden er til at kompleksitetsreducere. Til at nogle ansvarlige sætter sig ned og finder ud af, hvordan vi hurtigst muligt får det færdige produkt, som kan hjælpe lærerne i deres hverdag. Det skal bare virke«.

Kommuner: Aula er ikke det system, vi blev lovet