Eksperimenter, fleksibilitet og brugerinddragelse er kodeordene, hvis man vil undgå, at skattefinansierede it-satsninger i fremtiden rammer avisoverskrifterne af alle de forkerte årsager, mener professor i informatik og datalogi ved Roskilde Universitet Jan Pries-Heje, der er medlem af Akademiet for de Tekniske Videnskabers (ATV) digitale vismandsråd.

Folkeskolen har interviewet ham om brugerportalsinitiativet, hvor læringsplatformene er et af elementerne. De digitale vismænd har kigget på en række it-projekter i det offentlige og fundet frem til nogle retningslinjer for, hvad man skal tage højde for, før de store projekter kan blive en succes.

»Brugerportalsinitiativet er et eksempel på et stort projekt med erklærede fordele for store grupper - lærere, forældre og elever. Den slags projekter får ofte en aura af herlighed omkring sig, der kan få beslutningstagere til at opgive deres sunde dømmekraft og i stedet gå i selvsving om alt det gode, som det nye system giver«, siger han.

It-vejleder: Grib systemet - det er dig, der er læreren! 

Den altafgørende brugerinddragelse

KL har på baggrund af blandt andet workshops med deltagelse af lærere og pædagoger udarbejdet en kravsspecifikation, som kommunerne kan læne sig op ad, når de vælger læringsplatform. Den lå klar den 8. januar i år.

Alligevel mener Jan Pries-Heje, at brugerinddragelsen lader meget tilbage at ønske.

»Man overlader det meget til leverandørerne af LMS at vurdere behovet hos brugerne, og selv om KL gør sit bedste for at inddrage brugerne i formuleringen af en kravsspecifikation, så bliver det nemt distanceret fra den virkelige brugssituation for den enkelte lærer på den enkelte skole i den enkelte kommune. Desuden er der en tendens til, at man fryser kravene i en specifikation, så de ikke følger med tiden, men i stedet bliver en dokumentation af, hvad der var behov for engang i fortiden«, siger han.

Men så er det vel op til den enkelte kommune at inddrage brugerne i udvælgelsesprocessen? Behovene er vel heller ikke de samme fra kommune til kommune?

»Med tanke på størrelsen på vores offentlige sektor burde man i meget højere grad anlægge et programtænkningsperspektiv - altså tænke på tværs af stat, regioner og kommuner. Kommunerne forstår ofte ikke, at det er dem, der skal stå for brugerinddragelsen. De penge, det koster, skal tages fra plejehjem, skoler eller anden borgernær velfærd. De små kommuner mener ofte, at det må være statens eller de store kommuners opgave at stå for behovskortlægningen. Og så pludselig er den der ikke«, siger Jan Pries-Heje.

Programchef i KL Kit Roesen peger på, at en central del af kravsspecifikationen til LMS bygger på omkring 100 userstories fra både lærere, pædagoger, ledere, elever og forældre, som beskriver de processer, læringsplatformen skal understøtte.

»KL får gode tilbagemeldinger fra kommuner, skoler og medarbejdere på denne model. Kommunerne har mulighed for at justere kravsspecifikationen, for eksempel til deres egen strategi eller ønsker fra medarbejderne, hvis der er behov for det. Derudover er det vigtigt at fremhæve, at der er en række leverandører på markedet for læringsplatforme, som kommuner og skoler kan vælge imellem«, siger hun.

DLF og KL diskuterer læreres ophavsret til egne forløb

I Styrelsen for It og Læring (Stil) under Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling melder vicedirektøren pas på kritikken om manglende tænkning på tværs af stat og kommuner. Han påpeger, at den forudgående behovsanalyse førte til, at opgaven blev delt i to.

»En central del med en fællesoffentlig infrastruktur, som Stil udvikler på vegne af staten og kommunerne. Og en lokal implementering af blandt andet læringsplatforme, hvor kommunerne kan tage højde for de behov, brugerne har lokalt, og som i sagens natur må afklares lokalt. Alt i alt har vi bestræbt os på at sikre et helhedssyn på hele folkeskolen, uden at det går ud over mulighederne for, at de konkrete løsninger tilpasses lokale behov«, siger han.

Pas på fastlåste kravsspecifikationer

Mens kravsspecifikationerne til læringsplatformen lå klar i starten af det nye år, arbejder kommunernes it-fællesskab, Kombit, lige nu med at færdiggøre kravsspecifikationerne til den fælleskommunale samarbejdsplatform, der sammen med læringsplatformen udgør det samlede brugerportalsinitiativ.

Den løsning mener Jan Pries-Heje er problematisk, da den ikke giver plads til eksperimenter i udviklings- og implementeringsforløbet.

»Store projekter tager nødvendigvis lang tid, så det er meget svært at holde kravsspecifikationen fast, fordi behovene hele tiden ændrer sig. I bund og grund er det en dårlig ide at fryse kravsspecifikationen, fordi man udvikler et system til den fortid, hvori man afdækkede behovet. Men verden står ikke stille, og det gør folkeskolen bestemt heller ikke«, siger han.

Kravsspecifikationerne til samarbejdsplatformen knytter sig til brugerbehov som kalender, beskedsystem og lignende - ikke til design. Det mener Kit Roesen er garanti for, at funktionaliteten ikke låses til én mulig løsning.

»Ved at holde sig på et overordnet niveau og kun specificere på behov lægges der op til, at der er flere mulige løsninger, og at interesserede leverandører i deres tilbud specificerer den løsning, de forventer bedst lever op til brugernes behov«, siger hun.

Programchefen understreger i øvrigt, at KL er bevidst om, at der altid er udfordringer ved at gennemføre store og komplekse offentlige it-projekter, og at brugerne af slutproduktet derfor er søgt involveret så meget som muligt i udarbejdelse af udbudsmateriale, udvikling og testforløb.

»Derved sikres det, at de krav, der indgår i kravsspecifikationen, også reelt understøtter for eksempel god kommunikation om elevens læring og trivsel«, siger hun.

»Udviklingen af løsningen sker i et samarbejde mellem den valgte leverandør og forskellige brugergrupper, så det sikres, at brugernes behov understøttes i den nye løsning. Der vil igennem hele udviklingsforløbet være løbende test, herunder af brugervenlighed, hvor blandt andre lærere vil blive inddraget. De kontinuerlige test skal netop sikre, at der ikke udvikles en løsning, som efter et langt udviklingsforløb ikke lever op til brugernes behov«.

Ekspert vurderer: Hvilken læringsplatform er bedst? 

Den svære succes

Det skorter ikke på eksempler på offentlige it-projekter, der ikke er gået efter planen i Danmark de seneste år. Succeserne er lidt sværere at udpege, for succeskriterierne afhænger gerne af øjnene, der ser, påpeger Jan Pries-Heje.

»Det har ikke så meget med it at gøre, men Operahuset i Sydney er glanseksemplet på en projektmæssig katastrofe, som gik ti år over tiden og overskred budgettet helt voldsomt, men som i dag bliver betragtet som en succes og et vartegn for hele Australien«, siger Jan Pries-Heje.

»Man kan sagtens finde it-projekter, der er succeser, fordi slutproduktet virker, blev leveret til tiden, eller fordi brugerne er enormt glade for det. Det er straks sværere at finde eksempler, der er succeser fra alle interessenters synsvinkel«.

Vi gør det, for det skal vi