150 kritiske fejl og mangler i Aula. Det stod der på den liste, som ti kommuner var medunderskriver af, og som blev afleveret til Kombit, firmaet bag skolernes nye platform, bare halvanden måned inden Aula skulle gå i luften efter efterårsferien sidste år.

Hvis ikke de 150 fejl og mangler blev udbedret, ville kommunerne ikke gå på i Uge 43. To af kommunerne var Køge og Stevns Kommune, og de holdt ord.

De to kommuners Aula-projektledere var forfattere til listen, som otte andre kommuner altså endte med at tilslutte sig. Den er kommet til Folkeskolens kendskab via en aktindsigt i pilotafprøvningen af Aula.

Listen tæller flere funktioner, som kommunerne ifølge Køge og Stevns Kommune var blevet stillet i udsigt ville være en del af Aula, da de i 2016 underskrev den såkaldte tilslutningskontrakt. En kontrakt, der forpligtede kommunerne til at gå på platformen, når den var færdigudviklet.

Mange af de manglende funktioner er ifølge de to kommuner helt nødvendige for, at platformen fungerer som arbejdsredskab for skolernes pædagogiske og administrative personale, og ikke blot som et redskab til skole-hjemsamarbejdet.

Aula var dømt til at skuffe lærerne

"Vi blev lovet, at man som lærer kunne få SMS-notifikationer. Vi blev lovet, at der ville være en funktion til at lave infotavler. Vi blev lovet, at man ville kunne arbejde i tabeller i Aulas eget tekstbehandlingssystem. Vi blev lovet, at det ville være muligt at synkronisere kalendere mellem Aula og for eksempel Outlook", opremser Aula-ansvarlig i Stevns Kommune Rasmus Nygaard Jensen og understreger, at han i denne henseende udtaler sig som privatperson med indgående kendskab til Aula.

Også Køge Kommune kalder platformen mangelfuld som administrationsredskab.

"Vi havde forventet, at der kom et system, som var brugbart både til kommunikation med forældrene og til skolernes styring. Det, vi har fået, er udpræget mere et kommunikations- end et styringsværktøj", siger sekretariatschef i Køge Kommunes Børn- og Ungeforvaltning, Claus Trenckner.

Kombit: Funktionerne er på vej

Aula-projektchef i Kombit Sanne Mi Poulsen bekræfter, at der er ting fra den oprindelige kravsspecifikation til Aula, der endnu ikke er en del af systemet.

I samarbejde med kommunerne er Kombit i gang med at prioritere, hvilke funktionaliteter der skal med i de kommende lanceringer, fortæller hun.

Mange af de efterlyste funktioner forventes at være med i en opdatering af Aula umiddelbart efter sommerferien.

"I løbet af en tre-årig udviklingsproces er det helt naturligt at man tilpasser de oprindelige krav, blandt andet på baggrund af teknologisk udvikling, eller fordi man med tiden prioriterer anderledes", siger Sanne Mi Poulsen

"Det har Aula-projektet løbende gjort på baggrund af nye input fra brugere og kommuner for eksempel på workshops og møder. På Aula viste det sig for eksempel nødvendigt at bruge flere ressourcer end planlagt på støtte til kommunernes implementering og på bistand til implementering af widgets, ligesom arbejdet med sikkerhed og GDPR blev mere komplekst end oprindeligt antaget".

Projektchefen understreger, at Aula-projektet har haft til opgave at finde kompromisser mellem ønsker fra 98 kommuner og over 3.500 institutioner.

"Fokus har i den forbindelse været på at få sat en sikker fælles løsning i søen, og så løbende videreudvikle med de funktionaliteter, kommunerne prioriterer højest. Lige nu afventer vi kommunernes tilbagemelding om, hvilke funktionaliteter de vil prioritere til den opdatering af Aula, der kommer efter sommerferien", siger hun.

Endnu ikke prioriteret

SMS-notifikationer, infotavler og kalendersynkronisering står stadig på Kombits liste over fremtidige funktioner i Aula. Men på den liste, der hedder 'endnu ikke prioriterede optioner'.

Det betyder, ifølge Kombit, at de ikke er droppet, men at der endnu ikke er overblik over, hvornår man kan prioritere at få dem udviklet.

Ifølge Rasmus Nygaard Jensen har det ikke fra Stevns Kommunes side skortet på påpegninger af, at blandt andet disse funktioner er altafgørende for, at Aula kan blive et brugbart arbejdsredskab for lærerne.

Han mener ikke, at det er godt nok, at Kombit understreger, at funktionerne ikke er droppet men implementeres løbende i Aula: "Der står ikke noget i tilslutningskontrakten om, at funktionerne først skal falde på plads i løbet af kontraktperioden", siger han.

Generelt mener Rasmus Nygaard Jensen, at det har været svært for kommunerne at gennemskue, hvordan prioriteringerne i Aula er blevet lavet.

Køge Kommune anbefaler sine skoler at udskyde Aula til nytår 

"Vi kan bare konstatere, at der er meget lidt sammenhæng mellem det, lærerne efterlyser, og som vi bringer videre til udviklerne, og så de prioriteringer Kombit og Netcompany har lavet", siger han.

"Man valgte for eksempel, at der ikke skulle være en kontaktbog i Aula. Det vurderede man ikke, at man bruger længere. Det passer altså ikke med det billede, at lærerne lige nu efterspørger den funktion". 

Ikke bump men huller

Ramus Nygaard Jensen, er det ikke fornuftigt ikke at hugge et system i sten i 2016, men at gøre plads til, at tingene kan ændre sig en hel del, før det skal tages i brug i 2019?

"Mange af de manglende funktioner er ikke ting, der hører til i 2016 og er uddaterede i 2019. Det er essentielle lærerredskaber", siger Rasmus Nygaard Jensen.

Sekretariatschef i Køge Kommune Claus Trenckner medgiver, at tilslutningskontrakter ofte er blødt formuleret, så der netop er rum til at lave justeringer undervejs.

"Så det er selvfølgelig altid en udfordring at skelne mellem løfter og hensigtserklæringer", siger han.

"Men i forhold til den generelle problematik med udfordringerne med at drive administration af en skole i Aula, så er det helt grundlæggende et spørgsmål om, at man ikke har været skolerettet nok, da man udarbejdede systemet", siger Claus Treckner.

Ifølge Rasmus Nygaard Jensen bider lærerne udfordringerne i sig og lærer at finde løsninger i det system, de nu engang har fået.

"De får tingene til at virke. Og derfor bliver det aldrig rigtig synligt, at systemet simpelthen ikke er designet til dem", siger han.

Viser det, at der findes løsninger, ikke, at det primært handler om, at lærerne skal finde på plads i et nyt system? Og at det altid vil give bump på vejen at lave så stort et skifte?

"Implementeringsbøvl er kendetegnet ved problemer med systemfejl og udfordringer med funktionalitet. Med Aula snakker vi om deciderede mangler", siger Rasmus Nygaard Jensen.

"Manglende funktioner, som det var meningen skulle være en del af Aula, og som det derfor ikke kan komme som en overraskelse, at systemet fungerer dårligere uden. Der snakker vi ikke om bump på vejen. Der snakker vi om huller i den".

På Aula siden nytår

Både Stevns og Køge Kommune gik på Aula fra årsskiftet. Stevns Kommune ville gerne have ventet længere, men fik ifølge Rasmus Nygaard Jensen et udspil fra Kombit på en pris for at udsætte yderligere, der var for høj til, at det kunne lade sig gøre.

Ifølge Claus Trenckner har Køge Kommune brugt perioden mellem efterårsferien og nytår på at ændre den måde, skolerne bruger Aula på, så de nu bedre kan håndtere de mangler, systemet har.

Aula afslører elevs hemmelige adresse i Køge 

"Aula er ikke anderledes i dag, end det var i Uge 43. Men der skete rigtig meget med Aula fra august til efterårsferien. Så vi tror, det har haft en effekt, at vi var så hårde i vores kritik. Men der var vi bare så tæt på den dato, det skulle tages i brug, at vi ikke kunne nå at sadle om", siger han.

I dag mener Claus Trenckner, at de elementer, der er i Aula, fungerer godt. Han understreger, at Køge Kommune bestemt ikke mener, at skiftet fra SkoleIntra til den nye platform grundlæggende har været en dårlig ting.

"Aula har rigtig mange gode ting i sig. Der er bare nogle grundlæggende funktioner omkring skoleadministration, man ikke er nået i mål med".