Ingen er tjent med, at Aula får en rodet start midt i et skoleår. Derfor opfordrer lærernes formand til, at man først tager samarbejdsplatformen i brug til næste skoleår.

Udmeldingen kommer efter, at flere kommuner har besluttet, at de lokalt udskyder ibrugtagningen, fordi pilotfasen ifølge dem har afsløret store mangler ved Aulas funktioner. Otte kommuner har ifølge Berlingske allerede valgt at udskyde, mens fem kommuner overvejer at gøre det.

Lærerforeningen til KL: Vent med Aula til næste år

Ifølge markedsdirektør i kommunernes udbudsfællesskab Kombit Poul Ditlev Christiansen er det dog ikke en opfordring, man kommer til at følge.

Han mener ikke, at det pålægger skolerne en uoverskuelig implementeringsopgave at tage systemet i brug i uge 43 frem for i starten af et skoleår.

"Aula har været i drift siden årsskiftet. Skolerne har kunnet gå på Aula siden et godt stykke tid før sommerferien. Der har ligget et omfattende materiale i forhold til at tage hul på implementeringsarbejdet i god tid. Der er projektledere i alle 98 kommuner, der længe har varmet op til at tage Aula i brug", siger han til folkeskolen.dk/it

Gevaldige bump forude

Poul Ditlev Christiansen understreger, at lærernes bekymringer gør indtryk. I Kombit ved man godt, at lærerne og det administrative personale på skolerne har en travl hverdag. Og at det uanset hvornår man skal tage et stort nyt digitalt system i anvendelse vil give "nogle gevaldige bump", siger han.

"Men det er altså svært for os at lade et  system ligge i skuffen som fuldt ud understøtter GDPR, og som sikrer skolernes daglige arbejde med at håndtere personfølsomme oplysninger om vores børn. Derudover får vi en tilbagemelding fra 40.000 brugere i en udvidet pilotfase om, at de basale funktioner er helt klar til at blive taget i brug".

At sikre skoler og kommuner i forhold til den nye perondatalovgivning er en meget vigtig del af Aula-projektet, og det er noget, Kombit gerne vil have så mange kommuner i mål med så hurtigt som muligt, siger Poul Ditlev Christiansen.

"Lærerne skal også passes på og støttes op omkring, når det kommer til datasikkerhed. Aula er med til at bakke op om lærerne, så de ikke uforvarende kommer på kant med lovgivningen. Men, anerkendt, der kommer til at være en tilvænningsperiode", siger han.

Køge Kommune anbefaler sine skoler at udskyde Aula til nytår

Køge Kommune peger blandt andet på problemer omkring sikker fildeling som begrundelse for at udskyde Aula til nytår?

"Aula kommer med en ny funktionalitet, som medarbejderne ikke har i dag i SkoleIntra, hvor man kan opbevare personfølsomme data i en særlig del af systemet, der hedder 'sikre filer'. Vi ser gerne, at man skaber data i Aula og holder dem der. Men der har været efterspurgt en funktion til at uploade filer. Men så kommer udfordringen: For at uploade filerne, skal man have dem liggende på sin computer", siger Poul Ditlev Christiansen.

"Problematikken er, at man så skal huske at slette den personfølsomme data fra sin computer, efter man har uploadet den til Aula. Og det er helt korrekt, at det er en feature, at man kan uploade filer med personfølsomme data, samt at man skal arbejde efter instruks, der gør, at man har en helt fast procedure for at få slettet den data, når man har uploadet den".

Frygter ikke dobbeltarbejde

Aula er andet led i det såkaldte Brugerportalsinitiativ, der blev besluttet af KL og den daværende regering, da det med folkeskolereformen blev aftalt, at der skal være en ny, samlet digital indgang til folkeskolen.

I forbindelse med implementeringen af første led, læringsplatformene, har mange lærere oplevet, at der har opstået dobbeltarbejde, fordi de har arbejdet både i platformen og ved siden af i for eksempel Google Docs, fordi funktionaliteten i læringsplatformene ikke har været tilstrækkelig.

Netop udfordringer ved flere af Aulas funktioner var det springende punkt for, at Kombit valgte at udsætte udrulningen fra skoleårets start til uge 43. Poul Ditlev Christiansen frygter dog ikke, at lærerne igen vil tage alternative løsninger i brug ved siden af Aula.

Kun tre ud af ti lærere: Tiden er godt brugt på læringsplatformen

"Vi hører ikke fra pilotprojektet, at der er dobbeltarbejde. Ideen med Aula er, at kun kernefunktioner skal 'bo' i systemet, mens andet kan integreres og udstilles. Altså at man via widgets kan vælge at bygge funktioner på, som man kan tilgå via Aula, men som ikke er en del af Aula", siger han.

"På den måde er Aula en del af et systemunivers, som lærerne og det administrative personale bruger i hverdagen. Der kan sagtens være noget omkring elevfravær, vikardækning eller andet, der ikke bor i Aula, men som man kan tilgå fra Aula via widgets. Hele ambitionen er, at der ikke kommer til at være overlap i funktionalitet nogen steder".

Så de mangler i funktionalitet, som pilotforsøget afslørede som utilstrækkelig, hvilket var skyld i udsættelsen fra skolestart til uge 43, er nu udbedret, og systemet kommer til at fungere for de lærere, der går på efter efterårsferien?

"Ja".

En kvart million for at udskyde er et overslag 

Der har været en overslagsregning i omløb, der siger, at det vil koste 250.000 kroner for en kommune at udsætte Aula. Hvad dækker det beløb mere konkret over?

"Der er kommuner, der er vendt tilbage til Kombit og sagt, at lokale forhold gør, at det er mere ønskværdigt at gå på Aula på et senere tidspunkt. Det har vi fuld forståelse for. Men det er klart, at vi tilrettelægger implementeringen af et meget stort system på vegne af 98 kommuner. Det er det, der er blevet kravsspecificeret og indkøbt ud fra", siger Poul Ditlev Christiansen.

"Det er helt i orden at ville gå på Aula på et senere tidspunkt, men vi skal sikre, at den merøkonomi, der måtte ligge i det, ikke bliver lagt over på fællesskabet, men at ekstraudgifterne bliver afholdt lokalt".

"De 250.000 kroner er et overslag. Der er kæmpe forskel på kommunerne. Hvor mange skoler, elever, forældre og så videre, der er i dem. Det er simpelthen ikke vores fokus lige nu helt præcist at fastslå, hvad det vil koste at udskyde Aula i en kommune med 23.000 brugere kontra en med 100.000 brugere. Derfor melder vi ud, at udgiften kan være op til 250.000 kroner".

Endnu en kommune udskyder Aula

"Det handler ingenlunde om, at vi vil skræmme kommunerne fra at udsætte. Vi var helst fri for at komme med det bud. Det var kommunerne selv, der ønskede et overslag. Det har vi givet, og det er så ikke faldet i lige god jord alle steder".

I Kerteminde Kommune har de valgt at udskyde og har bedt om et tilbud alene på, hvad det vil koste at flytte data fra SkoleIntra til Aula på et senere tidspunkt end uge 43. Mange af de ting, de ellers regner med ligger i overslaget, vurderer de, at de kan klare selv. Hvorfor kan de ikke få det?

"Datamigrering er voldsomt kompliceret, så hvis man er for hurtig på aftrækkeren, risikerer man hurtigt at komme med et bud, der er for højt eller for lavt. Jeg er sikker på, at der loyalt arbejdes på at komme med et bud, men der er i forvejen godt gang i den i forhold til at være klar til, at langt, langt størstedelen af kommunerne går på Aula i uge 43. Det er ikke af ond vilje, hvis de ikke får et svar så hurtigt, som de gerne vil have det. Det er alene fordi, vi er ret ophængt".

"Vi har et klokkeklart fokus på den meget store overvægt af kommuner, der kommer på Aula om et par uger. Hvad der er af lokale forhold i forhold til de kommuner, der har et ønske om at gå på senere, det skal vi nok håndtere sammen med dem. Vi kommer ikke til at lade dem i stikken overhovedet. Men vi tager den sammen med dem senere".