Lærere træffer beslutninger om eleverne hver eneste dag, men hvornår bevæger de sig fra daglig pædagogisk praksis til bekymringer og afgørelser, som de skal skrive et notat om? Skal de for eksempel skrive et notat, hvis de sender en elev uden for døren, eller hvis to elever har haft en konflikt i frikvarteret?

Det er lærere, pædagoger og skoleledere på Skanderborg Kommunes 18 skoler blevet klogere på. De indledte skoleåret med et skræddersyet kursus om forvaltningsregler og underretnings-, notat- og journaliseringspligt.

Ombudsmand: Skolen begik væsentlige fejl i brandsagen fra Ry 

Forløbet er en udløber af Ry-sagen fra februar sidste år, hvor en 16-årig elev blev alvorligt forbrændt af en benzinbombe, som fire klassekammerater kastede efter ham en aften ved byens idrætshal. En sag, som Folketingets Ombudsmand gik ind i, og fredag i sidste uge udtalte han kritik af, at både lærere og ledelsen på Mølleskolen og Skanderborg Kommune netop begik væsentlige fejl i forhold til notat- og journaliseringspligten og underretningspligten i tiden op til den voldsomme episode. Ombudsmanden slår også fast, at fejlene kan være relevante for alle folkeskoler at høre om.

»Lærerne har brug for klarhed over, hvornår de bevæger sig fra daglig pædagogisk praksis til afgørelsessager. De skal ikke være hundredmetermestre i love og paragraffer, men de skal gerne forstå, hvornår det er vigtigt at fastholde oplysninger i skriftlig form. Det svære er at forudse, om dårlig adfærd hos en elev her og nu kan udvikle sig til en sag, men det er ved at lægge notater sammen, at man kan se et forløb«, siger børn og unge-chef Søren Aalund.

Et generelt problem på alle skoler

Efter episoden med benzinbomben bestilte Skanderborg Kommune en ekstern advokatundersøgelse. Den konkluderede, at konflikterne mellem drengene er »søgt håndteret efter bedste evne på grundlag af nærmere pædagogiske og faglige overvejelser og drøftelser«.

Men selv om Mølleskolen generelt har været opmærksom på de forvaltningsretslige regler og principper, er der i flere konkrete situationer ikke skrevet notat, selv om advokatfirmaet vurderer, at det burde være sket. På samme måde er der eksempler på, at skolen ikke har journaliseret henvendelser fra for eksempel forældre om konkrete episoder. De samme ting kritiserer Ombudsmanden skolen for.

»Det er ikke kun et problem for Mølleskolen. Det er et generelt problem, for notatpligten fylder ikke meget hos lærerne i hverdagen. De har fokus på kerneopgaven. Det skal de også have, men de skal vide, hvornår de bør søge råd og vejledning hos skolelederen eller i fagsekretariatet«, siger Søren Aalund.

Faktisk skiller Mølleskolen sig positivt ud blandt skolerne i Skanderborg Kommune ved at have tradition for at dokumentere meget, pointerer han. Men skolen har stadig mulighed for at blive bedre.

»Der er ikke blot forskel på kommunens skoler. Det er der også på lærere, og nu forsøger vi at skabe en fælles retning«, siger børn og unge-chefen.

Ry-lærere om notatpligt: Vi skal passe på med at skrive alt ned

Lærerne tager godt imod kurset

Kursusmaterialet består af en række videoer. I fire af dem fortæller partner Kim Trenskow fra Kromann Reumert i Aarhus, som har gennemført advokatundersøgelsen for Skanderborg Kommune, om regler og paragraffer på fire fokusområder: forvaltningsregler, underretningspligt, notatpligt og journaliseringspligt. Hvert oplæg suppleres af en instruktionsvideo, for eksempel hvordan lærere opretter og skriver et notat i klasseloggen i skolens intranet.

»Det er gavnligt for lærerne at få repeteret reglerne og drøfte deres praksis på skolen, så de er klar over, hvordan de skal agere. Om ikke andet så ved de, at de kan få hjælp til det«, siger Søren Aalund.

Skanderborg-Odder Lærerkreds bakker op om forløbet: »Vi vil undgå, at vores medlemmer får røven i klaskehøjde på grund af en procedurefejl. I Ry-sagen spurgte Ombudsmanden netop til, om der er huller i proceduren, for eksempel fordi lærerne ikke har overholdt deres notatpligt«, siger kredsformand Frank Larsen. Han oplever, at lærerne har taget godt imod kurset: »De er glade for at få opfrisket reglerne om notatpligt, journalisering og underretning, for ingen ønsker at komme galt af sted. De vidste måske ikke, at de savnede den viden, men sagen har fået flere lærere i kommunen til at spørge: Gør vi det nu rigtigt?«

Han er tilfreds med, at kommunen har valgt at lade kurset bestå af videoindslag, som lærere og pædagoger har set og diskuteret på den enkelte skole.

»Videoerne giver mulighed for at stoppe undervejs og se på skolens egne forhold: Hvad gør vi i forvejen, og er der noget, vi kan optimere? Lærerne har rimelig godt styr på reglerne, men alle bliver opdateret på, hvad de skal gøre hvornår. Samtidig har materialet den sidegevinst, at man kan bruge det igen, både til at repetere i fællesskab og til at vise til nye lærere. Det vil være en ledelsesbeslutning, hvornår det skal tages frem, for jeg tvivler på, at den enkelte lærer vil gennemgå det alene. Hvis en lærer er i tvivl om, hvad hun skal gøre i en konkret situation, går hun snarere til sin leder«, vurderer Frank Larsen.

Materialet et udtryk for rettidig omhu

Det har Skanderborg-lærerne lært

Ombudsmanden konstaterede i 2016, altså året inden Ry-sagen, at skoler har svært ved at overholde de forvaltningsretslige regler og principper, herunder notatpligten. På den baggrund nedsatte Undervisningsministeriet en arbejdsgruppe, der skal udarbejde et vejledende materiale til skoleledere, så der sikres tydelige retningslinjer og dermed en bedre praksis.

Skanderborg Kommune har ikke villet vente på dette materiale.

»For os var det rettidig omhu at gå i gang med at udvikle lærernes kompetencer lige efter sommerferien. Hvis der kommer nyt frem i ministeriets materiale, indarbejder vi det naturligvis i vores eget, men det er vigtigt for os at have indslag, som lærerne kan diskutere ud fra, så hver skole får ejerskab til materialet. Det er også vigtigt, at de kan gentage undervisningsforløbet, for vi løfter ikke lærerne en gang for alle«, siger Søren Aalund.

Han har en forhåbning om, at kurset får den ønskede effekt: »Udfordringen er, at en sag læses baglæns, men skal forstås forlæns, og det er ikke altid muligt til fulde at vide, hvad der kommer til at ske. Men vi prøver at gøre lærere og pædagoger bedre til at forudsige et sagsforløb«, siger Søren Aalund.